C’est quoi la gestion de projet Kanban ?
Du japon à San Franscisco, Kanban a bien voyagé,
La méthode Kanban est un système de classification des tâches pour la gestion de projet “just in time”. Taiichi Ohno, ingénieur industriel chez Toyota, a développé la méthode kanban dans les années 1950 pour améliorer l’efficacité des processus et des programmes de production des véhicules japonais. Les ingénieurs de Toyota cherchaient à maximiser leur production.
Produire plus en gaspillant le moins possible.
C’était pour eux un moyen de concurrencer les industries automobiles américaines qui connaissaient à cette époque un âge doré.
Kanban signifie étiquette en japonais. Auparavant, les commandes des clients étaient mises sur des plaques/étiquettes. Ces étiquettes visuelles permettaient aux gestionnaires de savoir s’il fallait produire plus ou moins d’une pièce spécifique. Pour éviter tout gaspillage, il fallait que l’offre de pièces détachées de voiture soit égale à la demande de voiture.
Lors de la production, si on remarquait qu’il allait manquer un élément, on allait reporter ce manque dès que possible à un niveau de production en amont. Ainsi, on ne fabriquait que le strict minimum.
Savoir gérer son stock à l’avance et parfaitement était complexe. La méthode Kanban a pu aider. Les effets positifs ont été immédiat,
· Moins de surproduction,
· Plus d’efficacité dans la production (donc dans les coûts de revient),
· Éviter un retard de production.
Aujourd’hui Toyota reste l’une des grandes marques automobiles reconnues et admirées de beaucoup.
Les grands principes de la méthodologie kanban
Dans le monde de la logistique, vous avez deux choix.
- Prévoir à l’avance la demande et produire en conséquence.
- Attendre qu’il y ait de la demande pour produire.
En produisant que le strict minimum, vous évitez des surplus et donc une perte d’argent. Cependant, il est possible que vous soyez en retard avec la production et que vous perdez des clients.
La méthodologie Kanban aide à ce que l’information du client vers les postes de production soit le plus rapidement transmis. On évite ainsi les retards ⏰.
Prenons l’exemple d’une expérience au MacDonald. Vous commandez un Big Mac, la gentille fille vous demande de payer et ensuite plaque un papier sur un mur magnétique.
Le cuisinier voit cette commande et commence directement à cuisiner mon hamburger. S’il voit plusieurs Big Macs à la fois, il mettra directement une dizaine de viandes à cuir. Finalement,
· Mon BigMac est préparé rapidement et encore chaud.
· MacDonald n’aura pas perdu de viande ou sandwich parce que la demande correspond à l’offre.
La méthodologie de Kanban permet visuellement de comprendre rapidement les besoins et les tâches à effectuer. Si le cuisiner voit un BigMac et ensuite, cinq BigFish, cette méthode flexible permet au cuisinier de rapidement changer ses tâches…
La méthode Kanban fonctionne très bien quand il faut être flexible et travailler dans l’urgence. La vie de start-up par exemple.
Comment implémenter la méthode kanban dans votre workflow ?
1. Comme expliqué la méthode Kanban est un système visuel. Munissez-vous d’étiquettes, cartes, tableau etc.
2. Inscrivez toutes les tâches qui vous sortent par la tête.
3. Indiquez pour chaque carte, une date limite et une personne responsable.
Vous vous retrouverez désormais avec un tableau des tâches. Vous connaissez les tâches de chacun de vos collaborateurs et leurs délais. À vous de poser des rappels et de mettre à jour l’ensemble.
4. Faites comprendre à votre équipe le nouveau système de visualisation et comment suivre l’état d’un projet.
5. Placez chaque tâche selon son état dans une colonne
1. À faire (To-do)
2. En cours (Doing)
3. Terminé (Done)
6. Pendant l’évolution d’une étiquette, vous déplacez la carte d’une colonne à une autre.
Cet ensemble de cartes peut être placé sur un whiteboard géant que chacun peut voir. Vous pouvez aussi utiliser des outils numériques comme Trello.
Quelques conseils généraux pour que l’implémentation de votre Kanban
- Ne changez pas de trop le workflow de votre équipe. Respectez les positions et tâches actuelles. Le Kanban doit juste devenir un outil visuel pour tous et non une contrainte.
- Encouragez à ce que chaque collaborateur mette à jour ses étiquettes et en crée de nouvelles.
- Limitez le nombre de tâches pour chaque collaborateur. Selon l’expérience et les compétences, ne surchargez pas les gens de demandes. Une fois une carte placée dans « Fait », une nouvelle mission peut arriver.
- Soyez flexible et n’hésitez pas à changer votre tableau selon votre équipe ou projet. Une société de développeurs aura des colonnes comme : en test, débug etc.
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