Comment j’ai échoué aux fondamentaux de la productivité personnelle ?

Imaginez… Chaque jour, vous réussissez à gagner une heure de travail grâce à votre propre méthode de productivité. Après une semaine, vous avez gagné 5 heures. Avec la même efficacité et les mêmes résultats, vous pouvez désormais passer chaque vendredi après-midi à vos cours de poterie.

L’organisation est la clé de la réussite. En période de blocus à l’université, je pouvais discerner ceux qui allaient réussir leurs examens des autres en fonction de leur planning d’étude. Des accidents arrivaient, mais ma théorie était valable à 70%.

Savez-vous ce que nous avons de plus précieux au monde ?

Notre temps, il s’écoule et est irrécupérable. A contrario, de nos biens ou notre ex où nous pouvons toujours espérer un retour miracle… Apprendre à gérer son temps est vital. Encore plus aujourd’hui, où des sociétés technologiques se jouent de notre attention.

Planifier vos journées, refuser des tâches, prendre des moments de repos sont des compétences qui ne sont pas enseignées à l’école. Heureusement pour ma curiosité, la littérature sur la productivité personnelle inodent Internet.

Vous pourrez passer une année entière à lire, regarder et écouter des conseils d’experts. Cela ne vous rendra pas plus productif.

Je vous présenterai quelques méthodes reconnues par la science et appliquées par des millions. En dessous de chaque thème, j’explique comment j’ai échoué à l’application de ces méthodes. J’espère que mes erreurs vous inspireront à être meilleur(e).

Pomodoro

La méthode Pomodoro est très connue. Puisque notre capacité de concentration est limitée, l’idée est d’effectuer des petites sessions de concentration absolue (des sprints). Après un sprint, nous nous reposons brièvement avant de repartir sur une nouvelle session.

J’ai échoué à appliquer Pomodoro puisque,

• 25 minutes, c’est très peu, si je souhaite me plonger dans un travail complexe. Il faut 15 minutes pour arriver à un niveau de concentration totale. J’ai à peine le temps de me concentrer sur ma tâche que je dois déjà prendre une pause. → Selon des études rapports travail/pause, voici les ratios les plus efficaces : 52/17 ou 90 /20.
• J’ai passé plus de temps à chercher une app Pomodoro que me plaisait qu’à travailler… In fine, le site Tomato Timer est simple et efficace.

Kanban

Vous divisez les tâches de votre projet en 3 catégories : à faire, en cours et fini. En un coup d’oeil, vous pouvez connaître votre progression.

J’ai échoué à appliquer le Kanban puisque,

• Je n’étais pas assez précis. Le bloc “Terminer site” n’a jamais bougé de sa colonne. En effet, cela comportait au moins 50 sous-tâches…
• Je passais trop de temps au design (rajouter des couleurs inutiles, des liens dans tous les sens).

GTD de David Alleen

Getting Things Done est la bible de beaucoup d’accro à la productivité. Pas besoin de lire les 400 pages, tout est résumé dans ce schéma fait avec amour…

1. Capter l’information

Tout commence par mettre toutes vos idées, formulaires, lettres, emails etc. dans un même endroit. Cela peut concerner votre vie privée, business ou vos hobbies.

Quel que soit l’ordre, quelles que soient vos priorités, l’intérêt est juste de décharger votre cerveau.

2. Trier vos tâches

Une fois par semaine, vous allez ouvrir votre boîte à idées et trier.

• «Créer une startup libre» est-ce que c’est actionnable ? Non. → cela peut aller dans some day (pour plus tard), ou on jette.
• «Répondre invitation Meetup», si la tâche prend moins de 2 minutes → faites le directement.

Se débarrasser immédiatement des petites tâches, vous permettra de vider votre sac. Plus les tâches sont minimes, plus on a des chances de les traiter. “Cacluler fond de roulement 2019” est plus intimidant qu’“Inspecter compte à vue”.

3. Clarifier vos tâches

Certaines informations captées seront encore vagues. Un post-it avec «Banque» peut signifier beaucoup : changer vos domiciliations, ouvrir un compte d’investissement, aller à la banque prendre une assurance etc.

Quand vous triez, soyez précis dans vos tâches et missions.

• «Aller à la banque pour demander un crédit», c’est actionnable et plus long que 2 minutes. → Planifiez un moment dans la semaine pour cette tâche.
• «Designer un nouveau logo pour mon agence marketing, Bloomind», c’est actionnable et plus long que 2 minutes. Cependant, j’ai tout intérêt à déléguer cette tâche à une graphiste qui sera plus rapide que moi.

4. Poser des priorités

Organisez une dernière fois vos tâches selon l’ordre d’échéance et vos priorités. Vous obtiendrez alors avec un planning précis et efficace.

J’ai échoué à appliquer le GTD puisque,

• Mes idées étaient éparpillées et mes tâches aussi. J’avais cinq différentes boîtes mails, un OneNote, une farde pour tous les papiers (courriers, tickets, documents) et d’autres applications diverses (Todoist, Pocket, Medium, mes sites, Calendrier Facebook, Meetup). → Aujourd’hui, j’ai réduit au maximum mes canaux pour capter de l’information.
• Je n’arrivais pas à planifier correctement et suivre les échéances. J’insère désormais un maximum dans mon Google Calendar.
• Je ne déléguais pas assez. C’est une perte de temps de s’obstiner à tout vouloir faire par soi-même. Si vous n’aimez pas la tâche et savez que des personnes sont plus compétentes, n’hésitez pas.

Le Timeboxing

Cette méthode consiste à ce que vous vous fixiez des blocs de temps pour des tâches spécifiques. Par exemple, chaque matin entre 8h et 11h30, je vais écrire des articles SEO pour des clients. Une fois bien complété, voici à quoi ressemble ma semaine,

L’intérêt est que vous vous consacriez à 100% à votre tâche pendant un temps prédéfini. À l’avance, vous pouvez ainsi connaître vos disponibilités et le temps libre qu’il vous reste.

Un café à 17h mercredi ? Euh… Non désolé, j’ai prévu de travailler de 15 à 18h,, sinon c’est le restaurant de samedi soir que je devrai annuler…

J’ai échoué à appliquer le Timeboxing puisque,

• J’ai une sérieuse addiction aux emails. Il suffit que je recoive une requête d’un client pour que tous mes blocs changent… → Une des solutions est d’allouer deux moments dans la journée pour lire et répondre aux emails.

• Je ne prévoyais pas des blocs d’imprévus. Dring, dring, c’est un client qui appelle et qui a besoin urgemment d’une analyse. Tout votre emploi du temps va être chamboulé.

La méthode Agile

C’est un ami Benoît Pitsaer qui m’a introduit à cette méthode. Merci à lui.

À l’inverse du timeboxing qui est figé, la méthode agile donne de la flexibilité à notre emploi du temps. On se focalise sur les résultats et les priorités avec des sessions de remise en question régulières (feedbacks loops).

La méthode agile consiste à garder en vue nos objectifs dans chacune de nos tâches quotidiennes. On se pose constamment la question,

Est-ce que cette tâche va me mener vers l’objectif que je me suis fixé ?

Ainsi, on se fixe d’abord des objectifs,

• Pour l’année (ou les 6 prochains mois si vous êtes aussi un papillon)
• Le mois,
• La semaine,
• La journée.

À chaque fois que vous créez une to-do list, regardez si vos tâches s’alignent bien avec vos objectifs hebdomadaires. Vos objectifs de la semaine doivent bien s’aligner avec vos objectifs mensuels etc.

• Chaque début de semaine : On clarifie la vision et les objectifs de la semaine.
• Vendredi : On analyse ce qui a bien fonctionné. On cherche les points d’amélioration et les tâches à abandonner.
• Chaque début de mois : on se fixe des objectifs pour le mois à venir et on revoit nos objectifs annuels.

Je n’ai pas été très agile puisque,

• Cette méthode demande beaucoup de réflexion personnelle. Cela revient aux questions existentielles : Quelle est mon “Pourquoi” ?, vers où ai-je envie de me diriger ? Quelles sont mes passions ?
• Les objectifs doivent être SMART (spécifique, mesurable, attirant, réaliste, limité dans le temps).

Eat that frog, mange ta grenouille

Ne vous inquiétez pas, ami français, cette expression ne vous vise pas directement. Cela vient de Mark Twain qui a un jour dit,

Mangez une grenouille vivante est la première chose à faire le matin, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée.

Le principe est simple : commencer par le plus dur et le plus éprouvant. Le pire dans la procrastination, c’est la procrastination. La flemme amène à encore plus de flemme. Une fois que la tâche la plus lourde de la journée est terminée, le reste semble superflu et simple.

Je ne mangeais pas souvent ma grenouille le matin parce que,

• Ma première tâche de la journée était parfois vraiment lourde et cela ne me donnait pas envie de commencer. → Pour contrer cela, je commence toujours avec quelque chose que j’aime. Dès que la machine est lancée, le reste suit.
• Au réveil, les premières minutes sont précieuses. C’est le moment de la journée où nous sommes le plus créatifs et efficaces. Notre cerveau est frais et reposé. Dommage, donc de passer notre réveil sur Facebook, Instagram et LinkedIn…

Le pic biologique

Vous vous êtes déjà senti à plat un vendredi ? Tous les jours entre 14h et 15h, vous sentez aussi que votre productivité baisse ?

Cette technique de productivité consiste à planifier votre temps selon votre rythme biologique. À condition que vous ne trichiez pas avec du café ou Red Bull, vous pouvez planifier vos tâches selon votre niveau d’énergie.

Pour tracker mon niveau d’énergie et les tâches effectuées, j’ai tout essayé… Toggl, App.co, Desktime, Time Harvest… Finalement, j’utilise RescueTime qui automatiquement track mon temps passé sur mon laptop et portable. Si vous êtes sympa, vous vous inscrivez sur ce lien ci-dessous comme ça, j’ai un mois de Premium grâce à vous 🤣🤞 !

Une fois que vous avez recueill des données, vous pouvez chercher des motifs récurrents. Êtes-vous plus productif le mardi ou le soir ?

La technique du pic biologique fut un échec parce que,

• Je ne comptais pas mes heures de sommeil. Le mercredi est une journée où je suis ultra productif. Il suffit de dormir trop tard la veille pour que tous mes plans tombent à l’eau.
• Je procrastinais sur mon auto-analyse. C’est-à-dire que je passais plus de temps à récolter de la donnée qu’à travailler…

Ne pas briser la chaîne

C’était un humouriste Américain, Jerry Seinfeld, qui expliquait écrire une blague par jour. Quelle que soit la qualité de la blague ou les problèmes qu’il peut rencontrer dans la journée. Chaque jour, il écrira une blague point.

Elizabeth Gilbert (Big Magic) raconte qu’elle s’est promis d’écrire chaque jour. Qu’importe le nombre de mots, chaque jour, elle passera au minimum 1 minute à écrire. Charles Duhigg (Power of Habits) me l’a assez répété dans son livre,

Développer des habitudes est la clé pour réussir dans n’importe quel domaine.

Chaque jour, où vous avez pratiqué votre habitude (courir dehors pour préparer un marathon), vous rajoutez une croix. Le but est de ne pas briser la chaîne. Si un jour, vous ratez une journée, certains malades de la productivité promettent de donner 2000€ à des associations caritatives…

Je suis le professionnel de chaîne brisée parce que,

• Je suis un rêveur. On se croit tous surhumain. Sur papier, effectuer un Morning Glory journalier (réveil à 6:00 , enchaîner par de la méditation, yoga et activités personnelles) est plus simple à écrire qu’à appliquer.
• Mes tâches qui étaient trop complexes,
  • Écrire un article chaque matin. Il a suffi d’une journée sans inspiration…
  • Apprendre un mouvement de danse chaque jour. Il a suffi d’une journée sans partenaire…
  • Aller courir chaque jour pour préparer les 20 Km de Bruxelles. Il a suffi d’une petite pluie…

➡ Je regrette sincèrement de manquer de constance dans mes habitudes. C’est un point sur lequel je travaille actuellement…

Votre productivité personnelle… Tout dans l’action.

La productivité est quelque chose d’ultra personnelle. Il m’a fallu quelques années d’échecs et d’essais pour trouver ma méthode actuelle. Celle-ci ne sera sûrement pas adaptée pour vous.

Pour connaître votre système de gestion du temps, testez différentes méthodes et adaptez les selon votre personnalité.

Finalement être productif, c’est d’abord agir. Tout commence par une première action. Elle peut être simple, facile et rapide. Mais elle initie le mouvement : elle est donc vitale !

Si vous intéressez par le sujet, je vous conseille,

• Le blog de Todoist,
• Getting Things Done de David Allen,
• Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen Covey,
• Le pouvoir des habitudes de Charles Duhigg,
• 168 Hours de Laura Vanderkam.